Τί είναι η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας;
Η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας είναι μία διαδικασία με σκοπό την καταγραφή με ακρίβεια και σε πραγματικό χρόνο, των ωρών εργασίας του προσωπικού της επιχείρησης (μόνιμου και δανεικού). Το αναβαθμισμένο Πληροφοριακό Σύστημα ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, μέσω της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας, ενημερώνεται σε πραγματικό χρόνο για τις κινήσεις και χρόνους εργασίας του προσωπικού (έναρξη, λήξη, κ.ά.).
Η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας θεσπίστηκε και εφαρμόζεται με τον Ν.4808/2021 για την Προστασία της Εργασίας και ενημερώθηκε εκ νέου όπως δημοσιεύτηκε στο ΦΕΚ η Απόφαση του Υπ. Εργασίας 113169/2023.
Πώς εφαρμόζεται η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας;
Για την εφαρμογή της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας, υπάρχουν πολλοί εναλλακτικοί τρόποι. Κάθε ένας από τους ακόλουθους τρόπους είναι αποδεκτός και η επιχείρηση μπορεί να επιλέξει τον κατάλληλο που την εξυπηρετεί καλύτερα.
Α. Με τη χρήση εφαρμογής κινητού. Έχει δημοσιευθεί εφαρμογή για το κινητό, όπου ο κάθε εργαζόμενος από το χώρο εργασίας κατά την άφιξη και την αποχώρηση από την εργασία του δηλώνει αυτόματα και σε πραγματικό χρόνο στο σύστημα την έναρξη και λήξη της εργασίας (myErgani Mobile App και Ergani CardScanner).
Β. Υποβολή κινήσεων με ψηφιακό αρχείο. Ο εργοδότης/επιχείρηση, μπορεί να ενημερώνει την πλατφόρμα του ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ με τη χρήση αρχείου για κάθε εργαζόμενο χωριστά ή και μαζικά.
Γ. Αυτόματα, με απευθείας ή έμμεση διασύνδεση στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ. Αφορά την άμεση και σε πραγματικό χρόνο ενημέρωση της πλατφόρμας με τη χρήση custom προγράμματος ή υλοποίηση διασύνδεσης (“γέφυρα”) με άλλες εφαρμογές και προγράμματα.
Η ευκολία χρήσης, ο χρόνος των αρμοδίων που απαιτείται για τις ενέργειες αυτές, σχετικά κόστη παραμετροποίησης, κ.ά. είναι παράμετροι που συμβάλλουν άμεσα στην επιλογή του τρόπου εφαρμογής του συστήματος από την κάθε επιχείρηση.
Πώς θα λειτουργεί στην πράξη η Ψηφιακή Κάρτα;
Η επιχείρηση/φορέας θα πρέπει να εξασφαλίσει με όποιο τρόπο επιθυμεί την υποβολή των ωραρίων εργασίας του προσωπικού στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, μέσω της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας.
Είτε μέσω Συστήματος Ωρομέτρησης Προσωπικού ή άλλου εξοπλισμού, είτε χωρίς εξοπλισμό, με κάρτα προσωπικού, κωδικό, QRCode, κινητό, ή άλλους τρόπους ταυτοποίησης, ο εργαζόμενος θα μπορεί να «ταυτοποιείται» δηλώνοντας έτσι την ώρα έναρξης / λήξης του ωραρίου. Οι πραγματικές ώρες εργασίας θα υποβάλλονται άμεσα και ψηφιακά στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ και θα είναι διαθέσιμες στον εργαζόμενο μέσω της εφαρμογής myErgani mobile app και στον εργοδότη μέσω του myErgani web portal.
Οι εργοδότες και το αρμόδιο τμήμα προσωπικού των επιχειρήσεων μπορούν να ενημερώνονται από την πλατφόρμα του Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ για τις προδιαγραφές και απαιτήσεις, τα πεδία και τις πληροφορίες που απαιτούνται για την υλοποίηση και την ορθή εφαρμογή της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας. Συμβουλευτείτε τους αρμόδιους συνεργάτες σας για τον τρόπο υλοποίησης και τον τρόπο υλοποίησης και προσαρμογής στην επιχείρησή σας (πχ. Λογιστής, αρμόδιος προσωπικού, εργατολόγος, κλπ).
Βασικά σημεία προσοχής
Α. Η ενημέρωση του Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ για την ώρα προσέλευσης και αποχώρησης και λοιπές μεταβολές των ωραρίων εργασίας, κ.ά. θα πρέπει να γίνεται εντός 15 λεπτών.
Β. Η επιχείρηση θα πρέπει να τηρεί ψηφιακό αρχείο κινήσεων του προσωπικού (χρόνου έναρξης, λήξης, κλπ των εργαζομένων) για 10 έτη και να είναι σε θέση να εκδώσει άμεσα αναφορά αν ζητηθεί από τον αρμόδιο ελεγκτικό φορέα.
Γ. Η ασφάλεια των δεδομένων και των πληροφοριών είναι πολύ σημαντική παράμετρος και δεν θα πρέπει να παραβλέπεται σε καμία περίπτωση.
Δ. Η αξιοπιστία του τρόπου εφαρμογής και του συστήματος στο σύνολο του. Η υποστήριξη, οι υπηρεσίες των συνεργατών, η ποιότητα των παροχών και των υπηρεσιών, κ.ά. είναι από τις σημαντικότερες παραμέτρους για την ενημέρωση και έπειτα την υλοποίηση της διαδικασίας στο σύνολο, οικονομικά και εύκολα.
Ε. Έγκυρη και έγκαιρη ενημέρωση.
Ποιες επιχειρήσεις εντάσσονται στο πρόγραμμα Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας;
Όλες οι επιχειρήσεις σταδιακά θα ενταχθούν στο πρόγραμμα της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας. Η δεύτερη φάση εφαρμογής γίνεται πιλοτικά. Ξεκίνησε βάση του κλάδου δραστηριότητας και πλέον από Ιανουάριο 2024, γίνεται με βάση τον ΚΑΔ δραστηριότητας της επιχείρησης.
Μέχρι την 01 Μαρτίου 2024, εντάσσονται με σχετική ανακοίνωση στο πρόγραμμα, οι επιχειρήσεις που ανήκουν στους ακόλουθους ΚΑΔ:
- 10-Βιομηχανία τροφίμων,
- 11-Ποτοποιία
- 12-Παραγωγή προϊόντων καπνού
- 13-Παραγωγή κλωστοϋφαντουργικών υλών
- 14-Κατασκευή ειδών ένδυσης
- 15-Βιομηχανία δέρματος και δερμάτινων ειδών
- 16-Βιομηχανία ξύλου και κατασκευή προϊόντων από ξύλο και φελλό, εκτός από έπιπλα, κατασκευή ειδών καλαθοποιίας και σπαρτοπλεκτικής
- 17-Χαρτοποιία και κατασκευή χάρτινων προϊόντων
- 18-Εκτυπώσεις και αναπαραγωγή προεγγεγραμμένων μέσων
- 20-Παραγωγή χημικών ουσιών και προϊόντων
- 21-Παραγωγή βασικών φαρμακευτικών προϊόντων και φαρμακευτικών σκευασμάτων
- 22-Κατασκευή προϊόντων από ελαστικό (καουτσούκ) και πλαστικές ύλες
- 23-Παραγωγή άλλων μη μεταλλικών ορυκτών προϊόντων
- 24-Παραγωγή βασικών μετάλλων
- 25-Κατασκευή μεταλλικών προϊόντων, με εξαίρεση τα μηχανήματα και τα είδη εξοπλισμού
- 26-Κατασκευή ηλεκτρονικών υπολογιστών, ηλεκτρονικών και οπτικών προϊόντων
- 27-Κατασκευή ηλεκτρολογικού εξοπλισμού
- 28-Κατασκευή μηχανημάτων και ειδών εξοπλισμού π.δ.κ.α.
- 29-Κατασκευή μηχανοκίνητων οχημάτων, ρυμουλκούμενων και ημιρυμουλκούμενων οχημάτων
- 30-Κατασκευή λοιπού εξοπλισμού μεταφορών
- 31-Κατασκευή επίπλων
- 32-Άλλες μεταποιητικές δραστηριότητες
- 33-Επισκευή και εγκατάσταση μηχανημάτων και εξοπλισμού
- 47-Λιανικό εμπόριο, εκτός από το εμπόριο μηχανοκίνητων οχημάτων και μοτοσυκλετών
Διαφορά της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας και των Συστημάτων Ωρομέτρησης Προσωπικού
Η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας ορίζει την σε πραγματικό χρόνο υποβολή των κινήσεων στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ ανεξαρτήτως τρόπου και εξοπλισμού που θα επιλεγεί.
Τα Συστήματα Ωρομέτρησης αφορούν σημαντικό εργαλείο διαχείρισης της επιχείρησης. Η πληροφορία καταγράφεται σε βάση δεδομένων ή στα Ρολόγια Παρουσίας, τοπικά σε βάση δεδομένων στην επιχείρηση.
Ωστόσο, τι πιο πρακτικό από τη χρήση Συστήματος Ωρομέτρησης για την αποτελεσματική διαχείρισης στην επιχείρηση που παράλληλα μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την συμμόρφωση και την εφαρμογή της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας.
Τα ρολόγια παρουσίας προσωπικού συμβάλλουν σημαντικά στην εφαρμογή της ψηφιακής κάρτας εργασίας και στη διευκόλυνση της επιχείρησης. Το πρόγραμμα ωρομέτρησης προσωπικού εξάγει έτοιμο αρχείο αναφοράς, το οποίο βοηθάει όχι μόνον για το σχετικό έλεγχο ορθότητας της τήρησης των ωραρίων εργασίας, αλλά προσφέρει και την απαραίτητη πληροφορία σε σημαντικό βαθμό για την ψηφιοποίηση και βοηθά τις επιχειρήσεις να ανταπεξέλθουν, εξοικονομώντας σημαντικούς λειτουργικούς πόρους.
Τα στάδια εφαρμογής της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας
Η εφαρμογή της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας βρίσκεται στη δεύτερη φάση υλοποίησης.
Η πρώτη (1η) φάση ξεκίνησε από την 1η Ιουλίου 2022 στην οποία εντάχθηκαν επιχειρήσεις στον κλάδο των Super Market που απασχολούν περισσότερους από 250 εργαζομένους καθώς και οι τράπεζες. Τον Σεπτέμβριο του 2022, η 1η φάση υλοποίησης της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας είχε ολοκληρωθεί σε ποσοστό 94,74%. Το γεγονός ότι το ποσοστό αυτό δεν ήταν το 100% οφείλεται σε περιπτώσεις εξ αποστάσεως εργασίας και τηλεργασίας, λόγω αδειών μακροχρόνιας διάρκειας και άλλες αντίστοιχες περιπτώσεις.
Η δεύτερη (2η) φάση ξεκίνησε την 1η Οκτωβρίου 2022 και εντάσσονται σε αυτή όλες οι υπόλοιπες επιχειρήσεις για το σύνολο του προσωπικού τους (μόνιμο και μέσω δανεισμού). Σταδιακά εντάχθηκαν στο πρόγραμμα αρκετές επιχειρήσεις κλαδικά και πλέον εντάσσονται βάση του ΚΑΔ που δραστηριοποιούνται. Τον Οκτώβριο 2022 έγινε η ηλεκτρονική υποβολή του ετήσιου πίνακα προσωπικού στο Π.Σ. Εργάνη και τον Νοέμβριο του ίδιου έτους πραγματοποιήθηκε η απογραφική διαδικασία της ψηφιακής οργάνωσης του χρόνου εργασίας, από όλες τις επιχειρήσεις και για το σύνολο των εργαζομένων τους, με σύμβαση ή σχέση εξαρτημένης εργασίας, συμπεριλαμβανομένου του δανειζόμενου προσωπικού. Ανά επιχείρηση συντάχθηκε το ψηφιακό ημερολόγιο με τα προγραμματισμένα ωράρια απασχόλησης.
Χρήσιμοι Σύνδεσμοι:
