Οι σημερινές ανάγκες των επιχειρήσεων και οργανισμών απαιτούν εργαλεία σωστής διαχείρισης και αξιοποίησης των διαθέσιμων πόρων. Οι επενδύσεις σε παρωχημένες μεθόδους, επιφέρουν αρνητικά αποτελέσματα στην ανάπτυξη και τη λειτουργικότητα των επιχειρήσεων, καταναλώνοντας ολοένα και περισσότερους οικονομικούς πόρους (κόστος σε εργατοώρες του προσωπικού, αναλώσιμα γραφείου, χώρος οργάνωσης κάθε απαραίτητης πληροφορίας, τεράστιος όγκος εγγράφων για κάθε κίνηση των πελατών, παραγγελιών, διαχείρισης του προσωπικού και πολλά άλλα).
Ένα παράδειγμα είναι η μηχανοργάνωση και μηχανογράφηση που αποτελούν τα πρώτα εργαλεία χρήσης σε επιχειρήσεις και δημόσιους φορείς με τη χρήση ηλεκτρονικού υπολογιστή. Ας αναλογιστούμε πόση πληροφορία καταχωρείται σε έναν υπολογιστή συγκριτικά με το φυσικό χώρο, πόσες εργατοώρες και χρόνος του προσωπικού αλλά και γραφική ύλη απαιτείται για τη διαχείριση και οργάνωση του ίδιου όγκου πληροφορίας με τον Η/Υ. Επιπρόσθετα με την ασφάλεια, οι Η/Υ προσφέρουν τα εργαλεία πρόσβασης στην πληροφορία από οπουδήποτε και σε όποιο χρόνο επιθυμούμε.
Σημαντικά εξίσου εργαλεία αποτελούν και τα ψηφιακά συστήματα ωρομέτρησης του προσωπικού. Τα πρώτα συστήματα ωρομέτρησης προσωπικού αντικατέστησαν τη γραφική ύλη (στυλό, τετράδια, παρουσιολόγια, κ.ά.), όπως χρησιμοποιούνταν για να υπογράφει το προσωπικό κατά την είσοδο και αποχώρηση από την εργασία του. Με τη χρήση καρτέλας και μελανοταινίας, κατά την είσοδο και έξοδο, το προσωπικό “τύπωνε” την παρουσία του. Πλέον, η τεχνολογική ανάπτυξη στα ρολόγια παρουσίας προσωπικού, όχι μόνο δεν απαιτεί τα απαραίτητα αναλώσιμα (καρτέλες, μελανοταινίες) και τα κόστη service και συντήρησης, αλλά με τη χρήση προγράμματος στον Η/Υ ή ακόμα και σε αυτόνομη λειτουργία, με μηδενικό κόστος αναλώσιμων, άμεσα και σε πραγματικό χρόνο ή με το πάτημα ενός κουμπιού, η καταγραφή του παρουσιολογίου, βρίσκεται στον Η/Υ, σε ψηφιακή μορφή, προσφέροντας απεριόριστες λειτουργίες και δυνατότητες επεξεργασίας. Επιπρόσθετα, τα συστήματα ψηφιακής καταγραφής παρουσίας εργαζομένων, ταυτίζονται με την ενδυνάμωση της οικολογικής μας συνείδησης. Όχι μόνο αντικαθιστούν τη γραφική ύλη και τη σπατάλη χαρτιού αλλά απαιτούν ελάχιστη κατανάλωση ενέργειας, παράγοντες δηλαδή που σέβονται το περιβάλλον.
Με την χρήση των ρολογιών παρουσίας και ψηφιακής καταγραφής της ωρομέτρησης προσωπικού, μειώνεται στο ελάχιστο ο χρόνος του εργατικού δυναμικού για την διαχείριση και επεξεργασία του λεγόμενου παρουσιολογίου του προσωπικού. Άμεσα, αυτόματα και σε πραγματικό χρόνο, ελέγχονται και καταγράφονται οι κινήσεις εισόδου – εξόδου του προσωπικού, των επισκεπτών, των εξωτερικών συνεργατών, κλπ. Πολύ εύκολα και όταν χρειαστεί, οι αρμόδιοι έχουν διαθέσιμη τη σχετική πληροφορία σε εκτυπώσιμη, επεξεργάσιμη μορφή, κατ’ ιδίαν, μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail), σε πολλές περιπτώσεις από όποιο χώρο βρίσκονται και σε οποιοδήποτε χρόνο. Το τμήμα του προσωπικού και διαχείρισης της χρονοπαρουσίας, άμεσα και σε πραγματικό χρόνο, ελέγχει και λαμβάνει κάθε κίνηση εισόδου-εξόδου από τα ψηφιακά συστήματα, με ασφάλεια και εγκυρότητα και εξάγει τις απαραίτητες ζητούμενες αναφορές. Προσφέρονται εργαλεία συγκέντρωσης όλης της πληροφορίας από τα υποκαταστήματα και τις θυγατρικές υπηρεσίες σε ενοποιημένες λύσεις, για τη διαχείριση πολύ μεγαλύτερου όγκου πληροφορίας… αυτόματα.
Προσφέρεται πλέον η δυνατότητα επεξεργασίας πολλαπλάσιων πληροφοριών σε σχέση με τις απαρχαιωμένες πλέον μεθόδους καταγραφής χρονοπαρουσίας. Με τις κινήσεις/εγγραφές που λαμβάνονται ψηφιακά, γίνεται εφικτή η διασύνδεση των πολλαπλών εργαλείων και εφαρμογών του φορέα και της επιχείρησης και η ενοποίηση της πληροφορίας σε σύστημα, χωρίς κανένα πρόσθετο κόστος για αναλώσιμα, πολλαπλάσιο χρόνο καταμέτρησης της χρονοπαρουσίας από έντυπα και καρτέλες, προσφέροντας περισσότερο χρόνο και οικονομία, για ανάπτυξη και όχι για άσκοπες δαπάνες σε χρήμα και σε χρόνο.
