Ωρομέτρηση προσωπικού
Τι είναι η Ωρομέτρηση Προσωπικού;
Η Ωρομέτρηση Προσωπικού αποτελεί επιχειρηματικό εργαλείο με σκοπό να βοηθήσει στην ενίσχυση της απόδοσης και στην καλύτερη διαχείριση και οργάνωση των πόρων της επιχείρησης. Οι λύσεις αυτές, εξοικονομούν σημαντικούς λειτουργικούς πόρους, χρόνο και χρήματα στην επιχείρηση και ταυτόχρονα μειώνουν τα λάθη και αυξάνουν την παραγωγικότητα και την απόδοση. Ένα ολοκληρωμένο Σύστημα Ωρομέτρησης απαρτίζεται από τα ψηφιακά ρολόγια παρουσίας, το λογισμικό-πρόγραμμα διαχείρισης και πρόσθετο περιφερειακό εξοπλισμό.
Ολοκληρωμένα Συστήματα Ωρομέτρησης Προσωπικού
Μία ολοκληρωμένη λύση ωρομέτρησης για την καταγραφή του χρόνου εργασίας και τον έλεγχο παρουσίας των εργαζομένων συντάσσεται με βάση τις εκάστοτε ανάγκες της επιχείρησης-οργανισμού. Κάθε οργανισμός και επιχείρηση, ιδιωτικός ή δημόσιος, έχει διαφορετικές ανάγκες, υποδομές και απαιτήσεις. Τα προγράμματα καταγραφής των κινήσεων εισόδου-εξόδου του προσωπικού, τα τερματικά παρουσίας προσωπικού και ο πρόσθετος εξοπλισμός είναι χρήσιμα μόνο όταν καλύπτουν τις ανάγκες και τις προδιαγραφές του οργανισμού στον οποίο χρησιμοποιούνται. Έτσι, μία ολοκληρωμένη, αξιόπιστη, ιδανική λύση βασίζεται στην μελέτη των εκάστοτε αναγκών και τον κατάλληλο στην εκάστοτε περίπτωση εξοπλισμό.
Οι περισσότερες λύσεις καλύπτουν ταυτόχρονα ή/και συνδυαστικά και τις ανάγκες καταγραφής χρονοπαρουσίας και τον έλεγχο πρόσβασης ασφαλίζοντας την είσοδο-έξοδο καθώς προτρέπουν τον χρήστη για υποχρεωτική ταυτοποίησή του.
Η προσέλευση και αποχώρηση του προσωπικού μπορεί να γίνεται με φυσικό τρόπο σε συσκευή ωρομέτρησης, είτε απομακρυσμένα μέσω σύνδεσης στο αντίστοιχο πρόγραμμα, είτε από το κινητό καλύπτοντας και τις ανάγκες απομακρυσμένης εργασίας, εκτός έδρας και τηλε-εργασίας.
Τερματικά και Ρολόγια Παρουσίας Προσωπικού
Τα τερματικά χρονοπαρουσίας που χρησιμοποιούνται προσφέρουν μία σειρά εναλλακτικών προδιαγραφών και δυνατοτήτων. Πρωτίστως ως προς τον τρόπο ταυτοποίησης των εργαζομένων και έπειτα ως προς τις δυνατότητες που προσφέρουν.
Η καταγραφή εισόδου-εξόδου μπορεί να γίνεται με κάρτα ή μπρελόκ RFID, με βιομετρικές μεθόδους (π.χ. δακτυλικά αποτυπώματα, αναγνώριση προσώπου), μέσω κινητού τηλεφώνου με NFC, Bluetooth ή QRCode, με κωδικό πρόσβασης PIN, ακόμα και απομακρυσμένα μέσω εφαρμογής στο κινητό από οπουδήποτε στον κόσμο. Τα ψηφιακά ρολόγια παρουσίας διαθέτουν συνήθως συνδυασμό των παραπάνω μεθόδων και δυνατότητα μεμονωμένης ή συνδυαστικής χρήσης αυτών.
Τα πρόσθετα χαρακτηριστικά συσκευών ωρομέτρησης καθιστούν τον εξοπλισμό κατάλληλο ή μη για την εκάστοτε απαίτηση και χρήση που προορίζεται. Τα βασικότερα χαρακτηριστικά που θα κρίνουν την καταλληλότητα για την εκάστοτε χρήση συνοψίζονται ως:
- Τερματικά αυτόνομης λειτουργίας (standalone) ή χρήσης με λογισμικό διαχείρισης
- Χρήση για ωρομέτρηση ή/και για έλεγχο πρόσβασης (ρελέ, σύνδεση αισθητηρίων, κ.ά.)
- Χωρητικότητα εργαζομένων, διαπιστευτηρίων ταυτοποίησής τους και χωρητικότητα συνολικών εγγραφών στη μνήμη.
- Εσωτερικής ή εξωτερικής τοποθέτησης (ανθεκτικότητα υγρασίας, βανδαλισμού)
- Συνδεσιμότητα με το αντίστοιχο λογισμικό καταγραφής παρουσιών μέσω TCP, WiFi, Bluetooth, κ.ά.
- Πληκτρολόγιο, οθόνη, ενσωματωμένο κουδούνι
Περισσότερες και αναλυτικότερες πληροφορίες αναφέρονται στην σελίδα του σχετικού εξοπλισμού ωρομέτρησης.
Εφαρμογές και Προγράμματα Διαχείρισης Καταγραφών Παρουσίας
Πολλές συσκευές ωρομέτρησης προσωπικού δύναται να χρησιμοποιούνται αυτόνομα (standalone, χωρίς τη χρήση προγράμματος), είτε με τη χρήση λογισμικού ως σύστημα κεντρικής διαχείρισης και αύξηση της συνολικής λειτουργικότητας και απόδοσής τους. Αναλόγως των απαιτήσεων και προδιαγραφών του οργανισμού προσφέρεται ο κατάλληλος εξοπλισμός με το αντίστοιχο πρόγραμμα ωρομέτρησης. Τα προγράμματα διαχείρισης εισόδου-εξόδου, προσφέρουν:
- Έκδοση αναφορών και δεδομένων παρουσιολογίου (Attendance Reports) με πληθώρα πεδίων πληροφόρησης (συνολικός χρόνος εργασίας, κινήσεις εισόδου και εξόδου, αποκλίσεις από το ωράριο εργασίας, κ.ά.)
- Έκδοση αναφορών και κινήσεων σε αρχείο excel, .txt, pdf, εκτυπώσιμης μορφής
- Διαχείριση προγραμμάτων εργασίας, ωραρίων, βαρδιών, απουσιών και αδειών
- Εποπτεία κινήσεων σε πραγματικό χρόνο (Realtime) έναρξης και λήξης εργασίας
- Πρόσβαση και διαχείριση με εγκατάσταση στον H/Y είτε Online μέσω Browser
- Διασύνδεση με άλλα προγράμματα και εφαρμογές διαχείρισης προσωπικού
- Άλλες επιλογές ανάλογα το πρόγραμμα και τη λύση που χρησιμοποιείται
Ανάλογα το σύνολο του εξοπλισμού (τερματικά ωρομέτρησης, προγράμματα, πρόσθετο εξοπλισμό), μέσω του λογισμικού, δύναται η παροχή πολλών επιπρόσθετων δυνατοτήτων αναφορικά με το απουσιολόγιο, τον έλεγχο πρόσβασης, την εποπτεία καμερών, μέχρι και την παραγγελία του γεύματος στο εστιατόριο του οργανισμού Online.
Διασυνδέσεις με άλλες εφαρμογές
Η διασύνδεση των λύσεων ωρομέτρησης με άλλα συστήματα και εφαρμογές είναι εφικτή. Οι λύσεις μπορούν να “γεφυρωθούν” με προγράμματα διαχείρισης και μισθοδοσίας προσωπικού΄, με ERP εφαρμογές και με την Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας. Πολλοί εναλλακτικοί τρόποι καθιστούν δυνατή τη διασύνδεση αυτή και προσαρμόζονται στις απαιτήσεις του οργανισμού. Η διασύνδεση μπορεί να υλοποιηθεί σε επίπεδο λογισμικού είτε με ενσωμάτωση των ψηφιακών συστημάτων ωρομέτρησης. Τα λογισμικά διαχείρισης, ως δευτερεύοντα εργαλεία της HR διαχείρισης διαθέτουν «ανοικτή» σύνδεση με τις λοιπές εφαρμογές και έτσι μπορούν να «διαβαστούν» από αυτές. Σε επίπεδο συσκευών, οι κατασκευαστές του εξοπλισμού διαθέτουν τα απαραίτητα SDK για την ενσωμάτωση (integration) των συσκευών στις εφαρμογές τρίτων κατασκευαστών.
Με σεβασμό στο περιβάλλον
Οι ψηφιακές λύσεις ωρομέτρησης προσωπικού, είναι φιλικές προς το περιβάλλον που ολοένα επιβαρύνεται ως παράπλευρη και μη συνέπεια της βιομηχανικής και τεχνολογικής ανάπτυξης. Οι ψηφιακές λύσεις δεν χρησιμοποιούν για την ταυτοποίηση των εργαζομένων παρωχημένες μεθόδους με αναλώσιμα περιφερειακά. Όλη η διαχείριση διεξάγεται ψηφιακά. Εκτός από τις απαιτήσεις ελάχιστης κατανάλωσης ενέργειας, τα τερματικά έχουν εξελιχθεί τεχνολογικά και πολλές συσκευές ωρομέτρησης υποστηρίζουν PoE τροφοδοσίες και προσφέρουν τρόπους ταυτοποίησης μειώνοντας περαιτέρω τη χρήση πλαστικού.
Ο εξοπλισμός αυτός, υπάγεται σε καθεστώς ανακύκλωσης και η IDMTEC Innovation Technologies είναι πλήρως συμμορφωμένη με τις σχετικές διατάξεις και νομοθεσία.