Ωρομέτρηση προσωπικού
Τι είναι η Ωρομέτρηση Προσωπικού;
Η Ωρομέτρηση Προσωπικού αποτελεί επιχειρηματικό εργαλείο με σκοπό να βοηθήσει στην ενίσχυση της απόδοσης και στην καλύτερη διαχείριση και οργάνωση των πόρων της επιχείρησης. Οι λύσεις αυτές, εξοικονομούν σημαντικούς λειτουργικούς πόρους, χρόνο και χρήματα στην επιχείρηση και ταυτόχρονα μειώνουν τα λάθη και αυξάνουν την παραγωγικότητα και την απόδοση. Ένα ολοκληρωμένο Σύστημα Ωρομέτρησης απαρτίζεται από τα ψηφιακά ρολόγια παρουσίας, το λογισμικό-πρόγραμμα διαχείρισης και πρόσθετο περιφερειακό εξοπλισμό.
Ολοκληρωμένα Συστήματα Ωρομέτρησης Προσωπικού
Μία ολοκληρωμένη λύση ωρομέτρησης για την καταγραφή του χρόνου εργασίας και τον έλεγχο παρουσίας των εργαζομένων συντάσσεται με βάση τις εκάστοτε ανάγκες της επιχείρησης-οργανισμού. Κάθε οργανισμός και επιχείρηση, ιδιωτικός ή δημόσιος, έχει διαφορετικές ανάγκες, υποδομές και απαιτήσεις. Τα προγράμματα καταγραφής των κινήσεων εισόδου-εξόδου του προσωπικού, τα τερματικά παρουσίας προσωπικού και ο πρόσθετος εξοπλισμός είναι χρήσιμα μόνο όταν καλύπτουν τις ανάγκες και τις προδιαγραφές του οργανισμού στον οποίο χρησιμοποιούνται. Έτσι, μία ολοκληρωμένη, αξιόπιστη, ιδανική λύση βασίζεται στην μελέτη των εκάστοτε αναγκών και τον κατάλληλο στην εκάστοτε περίπτωση εξοπλισμό.
Οι περισσότερες λύσεις καλύπτουν ταυτόχρονα ή/και συνδυαστικά και τις ανάγκες καταγραφής χρονοπαρουσίας και τον έλεγχο πρόσβασης ασφαλίζοντας την είσοδο-έξοδο καθώς προτρέπουν τον χρήστη για υποχρεωτική ταυτοποίησή του.
Η προσέλευση και αποχώρηση του προσωπικού μπορεί να γίνεται με φυσικό τρόπο σε συσκευή ωρομέτρησης, είτε απομακρυσμένα μέσω σύνδεσης στο αντίστοιχο πρόγραμμα, είτε από το κινητό καλύπτοντας και τις ανάγκες απομακρυσμένης εργασίας, εκτός έδρας και τηλε-εργασίας.
Τερματικά και Ρολόγια Παρουσίας Προσωπικού
Τα τερματικά χρονοπαρουσίας που χρησιμοποιούνται προσφέρουν μία σειρά εναλλακτικών προδιαγραφών και δυνατοτήτων. Πρωτίστως ως προς τον τρόπο ταυτοποίησης των εργαζομένων και έπειτα ως προς τις δυνατότητες που προσφέρουν.
Η καταγραφή εισόδου-εξόδου μπορεί να γίνεται με κάρτα ή μπρελόκ RFID, με βιομετρικές μεθόδους (π.χ. δακτυλικά αποτυπώματα, αναγνώριση προσώπου), μέσω κινητού τηλεφώνου με NFC, Bluetooth ή QRCode, με κωδικό πρόσβασης PIN, ακόμα και απομακρυσμένα μέσω εφαρμογής στο κινητό από οπουδήποτε στον κόσμο. Τα ψηφιακά ρολόγια παρουσίας διαθέτουν συνήθως συνδυασμό των παραπάνω μεθόδων και δυνατότητα μεμονωμένης ή συνδυαστικής χρήσης αυτών.
Τα πρόσθετα χαρακτηριστικά συσκευών ωρομέτρησης καθιστούν τον εξοπλισμό κατάλληλο ή μη για την εκάστοτε απαίτηση και χρήση που προορίζεται. Τα βασικότερα χαρακτηριστικά που θα κρίνουν την καταλληλότητα για την εκάστοτε χρήση συνοψίζονται ως:
- Τερματικά αυτόνομης λειτουργίας (standalone) ή χρήσης με λογισμικό διαχείρισης
- Χρήση για ωρομέτρηση ή/και για έλεγχο πρόσβασης (ρελέ, σύνδεση αισθητηρίων, κ.ά.)
- Χωρητικότητα εργαζομένων, διαπιστευτηρίων ταυτοποίησής τους και χωρητικότητα συνολικών εγγραφών στη μνήμη.
- Εσωτερικής ή εξωτερικής τοποθέτησης (ανθεκτικότητα υγρασίας, βανδαλισμού)
- Συνδεσιμότητα με το αντίστοιχο λογισμικό καταγραφής παρουσιών μέσω TCP, WiFi, Bluetooth, κ.ά.
- Πληκτρολόγιο, οθόνη, ενσωματωμένο κουδούνι
Περισσότερες και αναλυτικότερες πληροφορίες αναφέρονται στην σελίδα του σχετικού εξοπλισμού ωρομέτρησης.
Εφαρμογές και Προγράμματα Διαχείρισης Καταγραφών Παρουσίας
Πολλές συσκευές ωρομέτρησης προσωπικού δύναται να χρησιμοποιούνται αυτόνομα (standalone, χωρίς τη χρήση προγράμματος), είτε με τη χρήση λογισμικού ως σύστημα κεντρικής διαχείρισης και αύξηση της συνολικής λειτουργικότητας και απόδοσής τους. Αναλόγως των απαιτήσεων και προδιαγραφών του οργανισμού προσφέρεται ο κατάλληλος εξοπλισμός με το αντίστοιχο πρόγραμμα ωρομέτρησης. Τα προγράμματα διαχείρισης εισόδου-εξόδου, προσφέρουν:
- Έκδοση αναφορών και δεδομένων παρουσιολογίου (Attendance Reports) με πληθώρα πεδίων πληροφόρησης (συνολικός χρόνος εργασίας, κινήσεις εισόδου και εξόδου, αποκλίσεις από το ωράριο εργασίας, κ.ά.)
- Έκδοση αναφορών και κινήσεων σε αρχείο excel, .txt, pdf, εκτυπώσιμης μορφής
- Διαχείριση προγραμμάτων εργασίας, ωραρίων, βαρδιών, απουσιών και αδειών
- Εποπτεία κινήσεων σε πραγματικό χρόνο (Realtime) έναρξης και λήξης εργασίας
- Πρόσβαση και διαχείριση με εγκατάσταση στον H/Y είτε Online μέσω Browser
- Διασύνδεση με άλλα προγράμματα και εφαρμογές διαχείρισης προσωπικού
- Άλλες επιλογές ανάλογα το πρόγραμμα και τη λύση που χρησιμοποιείται
Ανάλογα το σύνολο του εξοπλισμού (τερματικά ωρομέτρησης, προγράμματα, πρόσθετο εξοπλισμό), μέσω του λογισμικού, δύναται η παροχή πολλών επιπρόσθετων δυνατοτήτων αναφορικά με το απουσιολόγιο, τον έλεγχο πρόσβασης, την εποπτεία καμερών, μέχρι και την παραγγελία του γεύματος στο εστιατόριο του οργανισμού Online.
Διασυνδέσεις με άλλες εφαρμογές
Η διασύνδεση των λύσεων ωρομέτρησης με άλλα συστήματα και εφαρμογές είναι εφικτή. Οι λύσεις μπορούν να “γεφυρωθούν” με προγράμματα διαχείρισης και μισθοδοσίας προσωπικού΄, με ERP εφαρμογές και με την Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας. Πολλοί εναλλακτικοί τρόποι καθιστούν δυνατή τη διασύνδεση αυτή και προσαρμόζονται στις απαιτήσεις του οργανισμού. Η διασύνδεση μπορεί να υλοποιηθεί σε επίπεδο λογισμικού είτε με ενσωμάτωση των ψηφιακών συστημάτων ωρομέτρησης. Τα λογισμικά διαχείρισης, ως δευτερεύοντα εργαλεία της HR διαχείρισης διαθέτουν «ανοικτή» σύνδεση με τις λοιπές εφαρμογές και έτσι μπορούν να «διαβαστούν» από αυτές. Σε επίπεδο συσκευών, οι κατασκευαστές του εξοπλισμού διαθέτουν τα απαραίτητα SDK για την ενσωμάτωση (integration) των συσκευών στις εφαρμογές τρίτων κατασκευαστών.
Με σεβασμό στο περιβάλλον
Οι ψηφιακές λύσεις ωρομέτρησης προσωπικού, είναι φιλικές προς το περιβάλλον που ολοένα επιβαρύνεται ως παράπλευρη και μη συνέπεια της βιομηχανικής και τεχνολογικής ανάπτυξης. Οι ψηφιακές λύσεις δεν χρησιμοποιούν για την ταυτοποίηση των εργαζομένων παρωχημένες μεθόδους με αναλώσιμα περιφερειακά. Όλη η διαχείριση διεξάγεται ψηφιακά. Εκτός από τις απαιτήσεις ελάχιστης κατανάλωσης ενέργειας, τα τερματικά έχουν εξελιχθεί τεχνολογικά και πολλές συσκευές ωρομέτρησης υποστηρίζουν PoE τροφοδοσίες και προσφέρουν τρόπους ταυτοποίησης μειώνοντας περαιτέρω τη χρήση πλαστικού.
Ο εξοπλισμός αυτός, υπάγεται σε καθεστώς ανακύκλωσης και η IDMTEC Innovation Technologies είναι πλήρως συμμορφωμένη με τις σχετικές διατάξεις και νομοθεσία.
Συχνές Ερωτήσεις για την Ωρομέτρηση Προσωπικού
Τι είναι η ωρομέτρηση προσωπικού;
Η ωρομέτρηση προσωπικού είναι η διαδικασία καταγραφής και ανάλυσης των ωρών εργασίας των εργαζομένων σε μια επιχείρηση, ιδιωτικό ή δημόσιο οργανισμό. Χρησιμοποιείται για την μελέτη παραγωγικότητας και τη μείωση των λειτουργικών δαπανών του φορέα/επιχείρησης. Καταγράφεται η ώρα προσέλευσης, αποχώρησης και οι ενδιάμεσες κινήσεις και εκδίδονται αναφορές υπολογίζοντας τιμές αναφορικά με το χρόνο και τα ωράρια εργασίας, των υπερωριών, των αδειών, των απουσιών.
Γιατί είναι σημαντική η ωρομέτρηση προσωπικού για μια επιχείρηση;
Η σωστή ωρομέτρηση βοηθά στην αποφυγή παρανοήσεων, τον υπολογισμό μισθοδοσίας, τη συμμόρφωση με τη νομοθεσία εργασίας και τη βελτιστοποίηση της παραγωγικότητας. Πλέον χρησιμοποιείται και για την υποστήριξη της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας του Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ.
- Διασφαλίζει ότι οι εργαζόμενοι πληρώνονται σωστά για τις ώρες που εργάστηκαν, συμπεριλαμβανομένων των υπερωριών και των νυχτερινών.
- Βοηθά τις επιχειρήσεις να συμμορφώνονται με την εργατική νομοθεσία σχετικά με τις ώρες εργασίας, τα διαλείμματα και τις υπερωρίες.
- Επιτρέπει την καλύτερη παρακολούθηση και διαχείριση του κόστους εργασίας.
- Παρέχει δεδομένα για την ανάλυση της παραγωγικότητας και τον εντοπισμό τομέων προς βελτίωση.
- Προσφέρει διαφάνεια τόσο για τον εργοδότη όσο και για τον εργαζόμενο σχετικά με τις ώρες εργασίας.
Ποια είναι τα πλεονεκτήματα ενός συστήματος ωρομέτρησης προσωπικού;
Ένα σύστημα ωρομέτρησης προσωπικού
- μειώνει τον χρόνο που απαιτείται για χειροκίνητη καταγραφή και υπολογισμό (λειτουργικό, χρονικό και οικονομικό κόστος),
- ελαχιστοποιεί τα ανθρώπινα λάθη στην καταγραφή των ωρών
- αποδεσμεύει το προσωπικό από χρονοβόρες διαδικασίες
- μειώνει το κόστος μισθοδοσίας
- παρέχει άμεση πρόσβαση σε αναφορές και δεδομένα για ανάλυση
- διευκολύνει την παρακολούθηση και διαχείριση των αδειών και απουσιών των εργαζομένων
· τα σύγχρονα συστήματα επιτρέπουν την ωρομέτρηση από διαφορετικές τοποθεσίες (π.χ. για απομακρυσμένη εργασία).
Μπορεί η ωρομέτρηση να χρησιμοποιηθεί για την παρακολούθηση της παραγωγικότητας;
Ναι, τα δεδομένα από τα συστήματα ωρομέτρησης προσωπικού μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την μελέτη και ανάλυση της παραγωγικότητας καθώς δίνουν μια εικόνα για τον χρόνο που αφιερώνεται σε συγκεκριμένες εργασίες ή projects. Ωστόσο, η ωρομέτρηση από μόνη της δεν αποτελεί δείκτη παραγωγικότητας. Είναι ένα εργαλείο που σε συνδυασμό με άλλους δείκτες, μπορεί να βοηθήσει στην εντοπισμό τάσεων και στην βελτίωση της απόδοσης.
Ποιο είναι το κατάλληλο σύστημα ωρομέτρησης για την επιχείρησή μου;
Το ιδανικό σύστημα είναι αυτό που καλύπτει τις ανάγκες της επιχείρησης ή του οργανισμού. Κάθε φορέας έχει διαφορετικές ανάγκες και απαιτήσεις, έτσι θα πρέπει να ορίζονται οι προδιαγραφές και οι απαιτήσεις και βάσει αυτών να επιλέγεται η κατάλληλη ψηφιακή λύση (πχ με κάρτα, κωδικό, δακτυλικό αποτύπωμα ή mobile εφαρμογές, web-based ή standalone λύσεις, κεντρικής διαχείρισης ή αυτόνομα τερματικά).
Ενσωματώνονται οι λύσεις ωρομέτρησης με άλλα HR συστήματα;
Ναι, τα σύγχρονα συστήματα ωρομέτρησης μπορούν να ενσωματωθούν με λογιστικά, μισθολογικά και HRM συστήματα για πλήρη αυτοματοποίηση της διαχείρισης προσωπικού. Πλέον μέσω γέφυρας και άλλων μεθόδων, διασυνδέονται και με το Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ για την κάλυψη της ψηφιακής κάρτας εργασίας.
Είναι υποχρεωτική η καταγραφή του ωραρίου βάσει νόμου;
Ναι, σύμφωνα με την Ελληνική εργατική νομοθεσία, οι εργοδότες υποχρεούνται να καταγράφουν ψηφιακά το ωράριο των εργαζομένων και να το υποβάλλουν σε πραγματικό χρόνο στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ. Οι λύσεις ωρομέτρησης μπορούν να βοηθήσουν την επιχείρηση στη διαδικασία αυτή, τηρώντας όλες τις προδιαγραφές για την συμμόρφωση με τη νομοθεσία.
Τι είδους επιχειρήσεις χρειάζονται σύστημα ωρομέτρησης;
Όλες οι επιχειρήσεις με προσωπικό, από καταστήματα και εργοστάσια μέχρι γραφεία και call centers, μικρές ή μεγάλες εταιρείες, μπορούν να επωφεληθούν από την χρήση ενός αξιόπιστου συστήματος ωρομέτρησης.
Είναι το σύστημα ωρομέτρησης κατάλληλο για μικρές επιχειρήσεις;
Απολύτως! Αν και μπορεί να φαίνεται ως λύση για μεγάλες εταιρείες, ένα σύστημα ωρομέτρησης μπορεί να προσφέρει σημαντικά οφέλη και στις μικρές επιχειρήσεις. Βοηθά στην εξοικονόμηση χρόνου στη μισθοδοσία, διασφαλίζει τη νομική συμμόρφωση και παρέχει καλύτερο έλεγχο των εξόδων εργασίας επιτρέποντας στους ιδιοκτήτες να επικεντρωθούν στην ανάπτυξη της επιχείρησής τους.
Πόσο κοστίζει ένα σύστημα ωρομέτρησης προσωπικού;
Το κόστος ποικίλλει ανάλογα με τα χαρακτηριστικά του συστήματος, την υποστήριξη, τον αριθμό χρηστών και τις πρόσθετες λειτουργίες και υπηρεσίες. Υπάρχουν λύσεις (εξοπλισμός και υπηρεσίες) τόσο για μικρές επιχειρήσεις όσο και για μεγάλες.